UdZ 02.23 / 17 des Projektteams sollten die Unternehmensbereiche eingebunden werden, die vom Einsatz der gesuchten CRM-Lösung unmittelbar betroffen sind. An die Analysephase schließen sich die Prozess- und IT- Analyse an. Bei LISEGA SE werden dafür die bestehenden Organisationsstrukturen und Prozesse erfasst, Verbesserungspotenziale identifiziert und anschließend als Teil des Prozess- und IT-Konzepts unter Berücksichtigung der Potenziale bzw. weiterer Vorgaben die Definition anzustrebender Sollprozesse vorgenommen. Darüber hinaus wird in sogenannten User-Storys der zukünftige Einsatz des CRM- Systems umrissen. Durch die Erarbeitung derer lassen sich zukünftige Prozesse und Szenarien planen sowie Anforderungen, die das Unternehmen an das System stellt, ableiten.1 Als nächstes wird innerhalb der Auswahlphase mit dem IT-Matchmaker® der Trovarit AG der Anbietermarkt auf Basis des erstellten Lastenheftes sondiert und es werden hunderte am Markt verfügbare CRM-System-Anbieterkombinationen auf eine zweckmäßige und überschaubare Anzahl reduziert. Dazu werden die Ergebnisse der Analysephase genutzt, sodass unternehmensspezifische Anforderungen, z. B. hinsichtlich des Projektmanagements, Vertretungsregelungen, aber auch IT-Sicherheit formuliert und mit den Leistungsmerkmalen marktgängiger CRM-Lösungen abgeglichen werden können. Im nächsten Schritt der Ausschreibung wird das anstehende Einführungsprojekt formal ausgeschrieben und die zuvor identifizierten Anbieter werden dediziert kontaktiert, um ihnen die Teilnahme an der Ausschreibung zu ermöglichen. Alle angeschriebenen wie auch weitere CRM-Lösungsanbieter haben dann die Möglichkeit, ihre Angebote einzureichen. Diese werden nach Ende der Ausschreibungsfrist von den Expertinnen und Experten der FIR Aachen GmbH ausgewertet und ein Report erstellt, sodass die Projektpartner, die für dieses Projekt benannt wurden, ihre TOP-3-Anbieter auswählen können. Im Rahmen des 3-Phasen-Konzepts verbringen diese drei CRM-Anbieter für den Arbeitsblock der Systempräsentation jeweils einen kompletten Tag beim potenziell zukünftigen Auftraggeber und stellen dort ihre Lösung sowie sich selbst als Team vor. Dabei wird eine umfangreiche Anforderungsliste mit den Anbietern geteilt, die den Rahmen für den Tag vorgibt und sicherstellt, dass alle wichtigen Funktionen im System vorgestellt werden und die Präsentationen vergleichbar sind. Dadurch wird es für die Unternehmensvertreter und -vertreterinnen deutlich greifbarer, was die einzelnen Anbieter offerieren. Üblicherweise nutzen Anbieter eine DemoversiThe analysis phase is followed by the process and IT analysis. At LISEGA SE, the existing organizational structures and processes are recorded, potential for improvement is identified and then, as part of the process and IT concept, the target processes to be aimed for are defined, taking into account opportunities for further enhancement and additional specifications. In addition, the future use of the CRM system is outlined in so-called user stories. By developing user stories, future processes and scenarios can be planned and company-specific system requirements can be derived. Due to the COVID-19 pandemic and the restrictions in place at the time, this part of the project was carried out remotely, without any reduction in effectiveness.1 In the next step, the selection phase, Trovarit AG’s IT Matchmaker® is used to sound out the vendor market on the basis of the specifications drawn up. The goal is to reduce the hundreds of CRM system/vendor combinations available on the market to a practical and manageable number. For this purpose, the results of the analysis phase are used, so that company-specific requirements, e. sing. with regard to project management, substitute arrangements , but also IT security, can be identified and compared with the performance features of CRM solutions available on the market. In the next step of the tendering process, the upcoming implementation project is formally put out to tender and the previously identified providers are contacted to enable them to participate in the tendering process. The contacted – and other – CRM solution providers will then have the opportunity to submit their offers. Experts of the FIR Aachen GmbH will evaluate these offers and draw up a report after the end of the tender period, to provide the project partners, which LISEGA SE had nominated for this project, with a basis for selecting the TOP 3 providers. As part of the 3-phase concept, the three shortlisted CRM providers each spend a full day at the prospective client�s site for the system presentation, presenting their offering and themselves as a team. A comprehensive list of requirements is shared with the provider, representing the agenda of the day and ensuring that all relevant system functions are presented and that the presentations are comparable. This makes it much more tangible to company representatives – from LISEGA SE, for example – what each vendor is offering. Usually vendors present a demo version of the CRM system which they have already adapted to a certain extent to the needs of the company. At LISEGA SE, 1 Dieser Teil des Projekts wurde aufgrund der COVID-Pandemie und herrschender Restriktionen komplett digital durchgeführt, ohne dass es zu Einschränkungen kam. 1 Due to the COVID-19 pandemic and the restrictions in place at the time, this part of the project was carried out remotely, without any reduction in effectiveness.
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