UdZ 2-2013

90 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement Ankündigung: Seminar „ Mit Dokumentenmanagement Informationsflüsse effizient gestalten “ Praxistag Informationsmanagement findet im November 2013 statt Am 19.03.2013 fand im Rahmen des „Praxistags Informationsmanagement“ das Seminar „Mit Dokumentenmanagement Informationsflüsse effizient gestalten“ in den Räumen des FIR statt. In dem Seminar wurden den Teilnehmern Konzepte, Lösungsansätze und Tipps zu den Themen Dokumentenmanagement und Doku- mentenmanagementsysteme (DMS) vermittelt. In unserem halbjährlich angebotenen Seminar er- lernen unsere Teilnehmer anhand von Vorträgen, Anwenderberichten und Übungen, wie sie Dokumente sinnvoll strukturiert ablegen und deren Verteilung in der eigenen Organisation effizient gestalten können. Dazu setzt sich unser Seminar aus einer theoretischen und einer praxisorientierten Vortragsreihe zusammen, um die in der Theorie vermittelten Konzepte und Lösungsansätze in der Praxis veranschaulichen zu können. In der theo- retischen Vortragsreihe werden die Teilnehmer durch Mitarbeiter des FIR zunächst schrittweise mit dem Thema Dokumentenmanagement ver- traut gemacht und lernen die typischen Probleme und Blockaden im Umgang mit Dokumenten, aber auch die wichtigsten Fachbegriffe, Konzepte und unterstützenden IT-Systeme kennen. In diesem Zusammenhang werden die Potenziale, Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von DMS vorgestellt und es wird anschaulich dargestellt, was ein DMS alles leisten muss, um die ange- strebten Nutzenpotenziale zu verwirklichen. Die Seminarteilnehmer erhalten einen Überblick über den Stand der Technik der vielfältigen DMS- Landschaft. Die theoretische Vortragsreihe schließt mit einemGastvortrag durch einen Rechtsexperten ab, in welchem die rechtlichen Aspekte und Vorgaben beim Einsatz von Informations- und Dokumentenmanagement vorgestellt werden. Im Seminar am 19.03.2013 beispielsweise wur- den durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Regelungen und Hinweise zu der elektronischen Rechnungsstellung sowie Rechnungsverarbeitung vorgestellt. Die darauf folgende praxisorientierte Vortragsreihe beginnt mit einem interaktiven An- wendungsbeispiel, in dem Teilnehmer anschaulich ein effizientes Dokumentenmanagement selbst um- setzen können (siehe Bild 1), um somit den quanti- tativen und qualitativen Nutzen des DMS-Einsatzes eigenständig identifizieren zu können. Unterstützt wird die praktische Veranschaulichung durch eine DMS-Systempräsentation, in der DMS-Anbieter die Funktionsumfänge und Einsatzmöglichkeiten von DMS live demonstrieren. Im letzten Seminar wurde in diesem Zusammenhang von der Firma synalis GmbH & Co. KG aus Bonn das Partnerprodukt „ELO Enterprise“ anhand der Umsetzung eines Rechnungsbearbeitungsprozesses vorgestellt. – Zusätzlich berichten wir beim Praxistag Informationsmanagement regelmäßig über einen DMS-Auswahlprozess bei einem unserer Industriekunden. Beim letzten Seminar wurde der DMS-Auswahlprozess bei einem mittelstän- dischen Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe durch Einsatz des FIR -entwickelten 3PhasenKonzepts DMS vorgestellt. Hier wurden die Herausforderungen und Potenziale für das Unternehmen sowie das methodische Vorgehen bei der Auswahl des richtigenDMS hervorgehoben. „Das Seminar vereinfacht den Einstieg in das Thema Dokumentenmanagement und verschafft einen sehr guten Überblick darüber, was ein DMS leisten kann und wie es am besten im Unternehmen eingesetzt werden kann“, lautete das Fazit unserer Seminarteilnehmer. Zudem wurden die „Diskussionsmöglichkeiten“ und der „Erfahrungsaustausch mit Referenten und Teilnehmern“ als sehr hilfreich empfunden. Bereits jetzt lädt das FIR herzlich zu den Praxistagen Informationsmanagement am 19. – 20.11.2013 ein, in deren Rahmen auch wieder ein Seminar zum Thema Dokumentenmanagement und DMS stattfinden wird. Zusätzlich wird im Frühjahr 2014 ein weiteres Seminar im Rahmen der Aachener Informationsmanagementtagung (AiT) stattfinden. Interessenten, die gerne in das Themenfeld „Doku- mentenmanagement“ einsteigen möchten oder Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch und zur Ideensammlung suchen, sind herzlich eingeladen, an dem Seminar teilzunehmen. Praxistag Informations- management – Seminar „Mit Dokumenten- management Informationsflüsse gestalten“ Nächster Termin 19.11.2013 Veranstaltungsort FIR in Aachen Ansprechpartner Dipl.-Inform. Violett Panahabadi FIR e. V. Tel.: +49 241 47705-512 E-Mail: Violett. Panahabadi@fir.rwth- aachen.de Dipl.-Ing. Sebastian Kropp FIR e. V. Tel.: +49 241 47705-509 E-Mail: Sebastian.Kropp@ fir.rwth-aachen.de Internet www.fir.rwth-aachen.de/ veranstaltungen/ praxistage- informationsmanagement Bild 1: Seminarteilnehmer entdecken DMS- Einsatzmöglichkeiten für einen Auftrags- bearbeitungsprozess