UdZ 2-2012

48 Unternehmen der Zukunft 2/2012 UdZ Informationsmanagement Projekt- und Portfoliomanagementsysteme erfolgreich auswählen Mit dem 3-Phasen-Konzept zur passenden IT-Lösung bei der Zentis GmbH & Co. KG Die Zentis GmbH & Co. KG (siehe auch S. 46ff.) beschäftigt weltweit rund 1 800 Mitarbeiter an sechs Standorten. In nahezu sämtlichen Unternehmensbereichen wird eine Vielzahl von Projekten bearbeitet, einer der Schwerpunkte liegt dabei in der Unternehmens-IT. Um sicherzustellen, dass die richtigen Projekte angegangen werden und diese effizient umgesetzt werden können, existiert ein Projektmanagementprozess von der Auswahl über die Durchführung bis zumAbschluss. Dieser wird durch eine Reihe von verschiedenen eigenständigen Tools unterstützt. Im Zuge der Optimierung der Projektbearbeitung sollen diese von einem integrierten System abgelöst werden, das den Prozess vollständig abbildet. Das System soll zudem das Portfoliomanagement optimieren, Projekte einfacher und ihrem Zielbeitrag entspre- chend bewertbar machen und eine Integration in die existierende SAP-Umgebung sicherstellen. Zur Auswahl eines passenden IT-Systems wurde auf das 3-Phasen-Konzept des FIR zurückgegriffen. In Wenn aus einer Vielzahl an Projekten die strategisch relevanten gewählt und diese konsequent umgesetztwerden sollen, kannein integriertes SoftwaresystemzumManagement des gesamten Projektlebenszyklus für zusätzliche Transparenz sorgen. Auch die Zentis GmbH & Co. KG hat sich entschieden, als nächsten Entwicklungsschritt des Projektmanagements solch ein System zum Projekt- und Portfoliomanagement auszuwählen und einzuführen. Dabei wurde nach dem bewährten 3-Phasen-Konzept des FIR vorgegangen: In der Analysephase konnte auf die ausführliche Prozessbeschreibung undDokumentation vorhandener Projekte bei Zentis zurück- gegriffenwerden, sodass sich auf die Systemauswahl in der zweiten Phase konzentriert werden konnte. In dieser Phase wurde aus einer Vielzahl von Lösungsanbietern über eine strukturierte Anforderungserhebung, der anschließenden Ausschreibung und Systemvorstellungen vor Ort die für Zentis passende Lösung gefunden. Die dritte Phase, die Systemeinführung, steht nun an. der Analysephase wurde die Basis für die anschlie- ßende Systemauswahl geschaffen. Dabei wurden der bestehende Projektmanagementprozess und die Projektlandschaft analysiert. Diese Phase er- möglicht, einen Überblick über die betroffenen Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche zu erarbeiten sowie eine Analyse der existie- renden Projekte hinsichtlich Anzahl der Typen, Volumen, beteiligten Mitarbeiter und typischem Projektverlauf durchzuführen. Hierbei war es möglich, Schwachstellen zu analysieren, die durch eine auszuwählende Softwarelösung behoben werden sollen. Für Zentis wurden imWesentlichen Potenziale identifiziert, die sich durch eine höhere Transparenz, beispielsweise über Zielbeiträge einzel- ner Projekte zur Unternehmensstrategie, oder die Auslastung von Ressourcen durch die komplette Abbildung der Projekte in einem einheitlichen System ergeben. Die Auswahlphase diente dazu, aus einer Viel- zahl von Systemen eine passende Lösung für Bild 1: Auswahlphase