UdZ 1-2014

80 Unternehmen der Zukunft 1/2014 UdZ EDI – aber einfach! Electronic-Data-Interchange mit myOpenFactory Die myOpenFactory Software GmbH wurde im Jahr 2005 als Spin-off des FIR e. V. an der RWTH Aachen gegründet und hat sich seitdem als EDI-Plattform, beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau, in der Antriebstechnik und Automobilzulieferindustrie sowie im tech- nischen Handel, fest etabliert. Mithilfe der myOpenFactory-Plattform kommunizieren kleine, mittelständische und große Unternehmen elek- tronisch auf einfachste Weise mit den meisten ihrer Geschäftspartner. Dazu genügt eine einzige Schnittstelle – vom eingesetzten ERP-System zur myOpenFactory-Plattform (siehe Bild 1). Kleineren Geschäftspartnern ohne eigenes ERP-/ PPS-System wird das myOpenFactory-Web- Cockpit zur Verfügung gestellt, mit dem das Unternehmen vollumfänglich an der elektro- nischen Kommunikation teilnehmen kann. Sämtliche Belege des Einkaufs- bzw. Vertriebs- prozesses von Anfragen bzw. Angeboten, Bestellungen/Änderungsaufträgen bzw. Auf- tragsbestätigungen über Statusnachrichten und Lieferavis bis hin zur Rechnung bzw. Gutschrift werden mittels myOpenFactory ohne redundante Datenpflege und ohne manuellen Eingabe- bzw. Erfassungsaufwand abgewickelt. Versendet beispielsweise ein Einkäufer eine Bestellung, so will er sich mit dieser eigentlich nicht mehr beschäftigen, sofern sein Lieferant innerhalb einer bestimmten Frist antwortet und der bestätigte Liefertermin sowie Menge und Preis den Erwartungen des Einkäufers entspre- chen. Verwendet ein Unternehmen elektronische Kommunikation mittels EDI, so werden die eingehende Auftragsbestätigung, das Lieferavis und die Rechnung mit der ausgegangenen Bestellung automatisch verglichen. Liegen keine Abweichungen gegenüber der Bestellung vor, Bild 1: Eine einzige Schnittstelle verbindet zahlreiche Geschäftspartner wird die Auftragsbestätigung sofort im ERP- System verbucht und zu Dokumentationszwecken in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) übertragen. In diesem Fall wird der Einkäufer von diesem Prozess vollständig entlastet. Lediglich bei relevanten Abweichungen muss er tätig werden: Hierzu erhält der Einkäufer eine entsprechende Information über die be- sagte Abweichung per E-Mail. Nun muss der Einkäufer entscheiden, ob die abweichende Auftragsbestätigung beispielsweise aufgrund des Fehlens einer Alternative dennoch akzep- tiert oder eben zurückgewiesen wird. Im Falle der Zurückweisung wird wiederum der Lieferant automatisch per E-Mail benachrichtigt. Eine ggf. neue bzw. korrigierte Auftragsbestätigung des Lieferanten kann dann direkt vom erfassenden ERP-System verbucht werden. Fehler bei der Übertragung vom Lieferanten zum Kunden sind dadurch nahezu ausgeschlossen. Darüber hinaushat dieelektronischeKommunikation mittels EDI den Vorteil, dass ein Angebots- vergleich im ERP-System nahezu vollständig au- tomatisch durchgeführt werden kann. Auch die Übernahme von Artikelstammdaten ausWebshops ist ein gutes Beispiel dafür, wie externe Daten- quellen aufwandsneutral genutzt werden können. Grundsätzlich lassen sich die Effizienzpotenziale von EDI vor allem innerhalb der manuellen Tätigkeiten im Bestellabwicklungsprozess sowohl beim Produzenten als auch beim Lieferanten identifizieren. Dies sind insbesondere nichtwert- schöpfende Tätigkeiten wie beispielsweise das Bedienen eines Faxgeräts, telefonische Auskünfte und (Beantwortung von) Rückfragen sowie das Eingeben per Brief oder Fax empfangener Daten in das entsprechende ERP-System. Für Firmen, die bislang noch nicht an die Kooperationsplattform angeschlossen sind, hält myOpenFactory bewährte Standardadapter für zahlreiche ERP-Systeme bereit. Standardadapter stehen u. a. für AMS Hinrichs+Müller ® , Asseco AP plus ® , BEOS ® , Dakoda ® , Fauser JobDispo ® , Infor- LN ® , Microsoft Dynamics Ax ® , Microsoft Dynamics Nav ® , proAlpha ® , PSI Penta ® , Sage Bäurer ® , SAP ® All-In-One und SAP ® Business-One zur Verfügung. Darüber hinaus werden gängige Kommunikations- standards wie beispielsweise CWA 16504; EANCOM 1997; EDIFACT D93A, D96A, D96B, D97A, D97B, D99A; myOpenFactory 3.0, 3.1, 4.0; 5.0; OCI; OCS 7.2.1; openTrans 1.0; UBL 2.0 oder xCBL 3.5, 4.0 unterstützt. Ansprechpartner Dr.-Ing. Carsten Schmidt Tel.: +49 241 47705-403 E-Mail: Carsten.Schmidt @fir.rwth-aachen.de Internet www.myopenfactory. com FIR-Netzwerke/FIR intern