UdZ 1-2012

44 Unternehmen der Zukunft 1/2012 UdZ Produktionsmanagement Endlich mehr Zeit für den strategischen Einkauf Analyse und Optimierung der Einkaufsprozesse In einem dynamischen Wettbewerbsumfeld wer- den an Wertschöpfungsnetzwerke als Bindeglied zwischen den Lieferanten, der Produktion und den Kunden hohe strukturelle Anforderungen gestellt. Gängige Herausforderungen vonUnternehmen be- stehen in diesem Zusammenhang z. B. imUmgang mit mangelnder Transparenz von Planungsabläufen bei Kunden und Lieferanten sowie in den den Planungsabläufen zugrundeliegenden Daten. Im Rahmen der unternehmerischen Organisation er- hält der betriebliche Einkauf eine Schlüsselposition. Dieser ist häufig jedoch mit der operativen Abwicklung von Anfragen oder Bestellungen be- reits ausgelastet. Es fehlt also an Zeit für die – gerade in Zeiten globaler Güter- und Informationsströme – zunehmend wichtigen Funktionen des strate- gischen Einkaufs. Aus diesem Grund verfolgt das FIR eine struk- turierte Vorgehensweise bei der Analyse und Optimierung von Einkaufsprozessen in produ- zierenden Unternehmen (siehe Bild 1). In einem ersten Schritt werden Ist-Prozesse des Einkaufs auf einer detaillierten Prozessebene inWorkshops ge- meinsammit denMitarbeitern des Unternehmens abgebildet. Dabei stehen vor allem die wechselsei- tigen Abhängigkeiten zu Partnern in der Supply- In dynamischenWertschöpfungsnetzwerken bestehen hohe Leistungsanforderungen vor allem an Schnittstellenabteilungen zwischenUnternehmen. Dabei besetzt z. B. der betriebliche Einkauf eine Schlüsselposition. Dieser ist jedoch insbesondere in mittelständischen Betrieben mit der Abwicklung von operativen Anfragen ausgelastet. Aus diesemGrund werden in diesemArtikel Ansätze und Methoden vorgestellt, die mittels einer strukturierten Analyse die Optimierung von Einkaufstätigkeiten (z. B. durch Elektronifizierung) ermöglichen und so eine verbesserte Erfüllung der Einkaufsaufgaben sicherstellen. Chain im Vordergrund. Die Detailprozesse fokus- sieren Schnittstellen und Übergabepunkte zwi- schen der Einkaufsabteilung und den Lieferanten. Hierbei wird besonderes Augenmerk auf die Art und Weise des Datenaustauschs gelegt, der z. B. häufig per Telefon, E-Mail oder per Fax erfolgt. Daraufhin kann in einem zweiten Schritt die Definition von Soll-Prozessen erfolgen, die eine zukünftige Ausrichtung vorgeben. An dieser Stelle werden speziell für die Lieferanten- schnittstellen die Einsatzmöglichkeiten von elektronischem Datenaustausch (Electronic-Data- Interchange, EDI) überprüft und quantifiziert. EDI birgt in der Regel deutliche zeitliche Einspar- potenziale in der operativen Abwicklung. Durch den Einsatz dieser Technologie könnenMitarbeiter von operativen Tätigkeiten entlastet werden und erhalten dadurch mehr Zeit für strategische Fragestellungen im Einkauf. Eine besonders ein- fache Lösung für die Durchführung von EDI stellt z. B. myOpenFactory dar, da über diese Plattform direkt mit einer Vielzahl von verschiedenen ERP- Systemen über EDI kommuniziert werden kann (siehe dazu auch „ myOpenFactory : Das Aachener Rezept gegen Sprachlosigkeit zwischen ERP- Systemen“ in diesem Heft, S. 78). Bild 1: Vorgehensweise zur Analyse und Optimierung von Einkaufsprozessen